Redagowanie pism urzędowych

 
Redagowanie pism urzędowych
18.11.2015
Szanowni Państwo,
Redagowanie pism urzędowych – która z form jest poprawna:
Otrzymują:
  1. Adresat.
  2. A/a.


Otrzymują:
  1. adresat,
  2. a/a.


Otrzymują:
  1. Adresat
  2. A/a

Odpowiadając jednym słowem – żadna. Wszystkie wersje dyskwalifikuje użycie ukośnika w skrócie wyrażenia ad acta. Ale nie jest to jedyna usterka.
Wariantów poprawnych może być kilka. Nie będziemy ich jednak wyliczać. Ograniczymy się do skomentowania błędów i usterek w wariantach przytoczonych w pytaniu.
  1. Użycie kropek bądź nawiasów po cyfrach wyliczenia jest sprawą przyjętej konwencji. Zalecenia mówiące o tym, że po cyfrze z kropką rozpoczynamy zapis od wielkiej litery, a po cyfrze z nawiasem zamykającym możemy zacząć od małej litery, nie znajdują potwierdzenia w praktyce edytorskiej.
  2. Jeśli powodem użycia wielkiej litery w wyrazie adresat jest początek wyliczenia akapitowego (samodzielne wypowiedzenie), to w takim kontekście wielka litera jest zbyteczna. W wyliczeniach akapitowych można jej użyć, gdy mamy do czynienia ze zdaniami (rzadziej dłuższymi równoważnikami zdań), a nie pojedynczym wyrazem niebędącym nazwą własną. Nie ma też konieczności użycia wielkiej litery w wyrazie adresat ze względów grzecznościowych, ponieważ dopisek na końcu pisma urzędowego nie jest bezpośrednim zwrotem do odbiorcy.
  3. Skrót od wyrażenia ad acta ma formę aa. Zasadniczo nie stawia się tego typu skrótów na początku wypowiedzenia i w konsekwencji nie zmienia pierwszej litery skrótu na wielką (uzus w tym zakresie bywa różny).
  4. Kropki na zakończenie każdego z kilkuliterowych elementów wyliczenia są zbyt mocnym znakiem zamykającym. Byłby aprobowane, gdyby każdy akapit był przynajmniej zdaniem gramatycznym. Jeśli zdecydujemy się kończyć kolejne akapity przecinkiem, to oczywiście po ostatnim punkcie wyliczenia stawiamy kropkę. Przy tak krótkich wyliczeniach akapitowych w pismach urzędowych w ogóle nie ma konieczności stosowania znaków interpunkcyjnych zamykających akapit, ponieważ środki typograficzne (podział na akapity i niepełne wiersze) są wystarczającym delimitatorem tekstu.

Adam Wolański
zgłoś uwagę
Przeglądaj słowniki
Przeglądaj Słownik języka polskiego
Przeglądaj Wielki słownik ortograficzny
Przeglądaj Słownik języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego

Młodzieżowe Słowo Roku 2020

Przyłącz się do V edycji plebiscytu PWN i zgłoś swoją propozycję.
UWAGA! Zgłoszone słowo nie musi być nowe, slangowe, ani najczęstsze. Doceniamy istotność tematu oraz kreatywność języka!
Powiedz o plebiscycie swoim znajomym.

Głosy można oddawać do
30 listopada 2020 r.

Wyślij
Weź udział w akcji „Młodzieżowe Słowo Roku 2020”!