Zgodnie z zasadami polskiej ortografii wielką literą możemy pisać te wyrazy, które dotyczą osób, przedmiotów lub pojęć abstrakcyjnych darzonych przez piszącego szacunkiem, miłością itp. Na przykład Kochani Rodzice, Mój Najdroższy, Polska to moja Ojczyzna.
W pismach urzędowych (podobnie zresztą jak w korespondencji prywatnej) wielką literą zapisujemy zawsze wyrazy odnoszące się do adresata. Jeśli więc adresatem jest burmistrz, to bezwarunkowo należy napisać Szanowny Panie Burmistrzu, Proszę Pana Burmistrza itp. O osobach zaś trzecich, które wymienione są w piśmie, możemy napisać – ogólnie rzecz biorąc – używając bądź małej, bądź wielkiej litery. Zależy to na ogół od miejsca tej osoby w hierarchii służbowej. Jeśli usytuowana jest niżej od burmistrza (z taką sytuacją mamy do czynienia w podanym przykładzie), należy użyć małej litery, jeśli zaś wyżej (np. gdyby mowa była o ministrze) – litery wielkiej. Stosowanie wielkich liter ze względów grzecznościowych zależy jednak w dużym stopniu od indywidualnych decyzji osób piszących. Naczelna zasada polskiej grzeczności to okazywanie szacunku partnerowi dialogu, ale i uwzględnianie hierarchii istniejącej między partnerami. W omawianym przykładzie należałoby więc okazać – używając wielkiej litery – więcej szacunku burmistrzowi niż jego podwładnemu.