Na początek trzeba stwierdzić, że zwyczaj przechodzenia na ty profesora wyższej uczelni z młodą doktorantką nie jest zgodny z polską tradycją. Polska grzeczność jest hierarchiczna, co przejawia się między innymi werbalizowaniem za pomocą odpowiedniej tytulatury zależności między partnerami komunikacji. Są środowiska zawodowe, w których tytulatura odgrywa w dalszym ciągu ważną rolę związaną z prestiżem, autorytetem itp. Do takich środowisk należy między innymi środowisko akademickie, w szczególności w starych uczelniach.
Mówienie sobie przez ty niezależnie od hierarchii zawodowej jest przejawem wpływu zwyczajów obcych, zwłaszcza amerykańskich, nastawionych – ogólnie rzecz biorąc, choć problem jest bardziej zawiły – na bezpośredniość i brak dystansu.
W polskim zwyczaju przejście na ty wiąże się z pozwoleniem na wkraczanie na obszar prywatności partnerów. Jeżeli jesteśmy z kimś na ty, to możemy pozwolić sobie na znacznie więcej poufałości niż wtedy, gdy jesteśmy na pan – pani. Z wątpliwości zawartych w pytaniu wynika, że o prywatności w katedrze nie ma mowy, skoro kończącą mail formułę grzecznościową zawierajacą pozdrowienia postrzega Pani jako wątpliwą. Słusznie. Skoro Pani profesor jest osobą wyżej usytuowaną, należałoby mail do niego zakończyć formułą Z wyrazami szacunku, Z poważaniem itp. (niazależnie od tego, że formą tytulatury jest forma ty). On natomiast do osoby usytuowanej niżej może sobie pozwolić na przesłanie pozdrowień.
W ten sam sposób należy podejść do maili wysyłanych do osób, których nie znamy osobiście (albo jesteśmy z nimi na pan – pani). Rozpoczynamy je od Szanowny Panie, Szanowna Pani itp., i kończymy symetrycznie – Z wyrazami szacunku itp.