droga obiegu dokumentów wraz z ewidencją jest wykorzystywana przez kwalifikowane kadry pracowników jako źródło, z którego bierze początek potok informacji niezbędnych w kierowaniu działalnością techniczno-gospodarczą przedsiębiorstwa. Ten potok informacji będzie skutecznym instrumentem zarządzania wówczas, gdy dokumenty odzwierciedlają zamierzenia i poczynania w sposób rzetelny, tj. zgodnie z rzeczywistym ich przebiegiem.<br>Ewidencja dająca sumy pomiarów z dowodów przeprowadzenia poszczególnych zmian spełnia dwie zasadnicze funkcje:<br>1) gromadząc i sumując pomiary kolejnych zmian pozwala na dokonanie sumarycznego pomiaru pieniężnego, tworząc tą drogą odpowiedni bank informacji,<br>2) stanowi specyficzny rejestr dowodów, pozwalający na każdorazowe odszukanie zarchiwizowanych podstaw zapisów.<br>Realizacja tego drugiego zadania wymaga dokonywania zapisów