jest z powodu rozwoju firmy, rotacji kadr, zmiany działalności i reorganizacji. Aby był skuteczny pracownicy działów personalnych muszą wiedzieć jak najdokładniej, jakie są potrzeby rekrutacyjne, czyli na jakie stanowiska potrzeba ludzi, i jakimi kwalifikacjami, umiejętnościami, predyspozycjami i cechami charakteru trzeba się w danej pracy wykazać. Dla dobrego zdefiniowania tych potrzeb konieczna jest rzetelna znajomość: stanu firmy, tego co się w niej aktualnie dzieje i jaką pozycję zajmuje na rynku, jakie są jej cele oraz sposoby ich realizacji. W wielu przypadkach podstawowym ograniczeniem rekrutacji są możliwości finansowe firmy. Na koszt naboru składają się wydatki związane z wyborem kandydata oraz korzystnymi warunkami pracy