Dowody, będące podstawą ewidencji, muszą odpowiadać określonym warunkom. Powinny one zawierać informacje dotyczące:<br>- przeprowadzonego pomiaru ilościowego i pieniężnego,<br>- zmian wartości znajdujących się w przedsiębiorstwie składników majątkowych,<br>- pracowników przejmujących lub zdających opiekę nad określonym składnikiem.<br>Poza tym muszą one być zgodne z prawnie usankcjonowanymi wymogami formalnymi, dotyczącymi np. daty i miejsca wystawienia, wyraźnego wskazania nazwisk osób (firm) dokonujących operacji, podpisów. Tym wymogom odpowiadają z reguły powszechnie stosowane formularze poszczególnych dokumentów (np. dowodów przyjęcia i wydania materiałów, gotówki, środków trwałych, przyjęcia inwestycji, faktur).<br>Nadawanie dokumentom cech dowodów ewidencyjnych następuje najczęściej podczas wyznaczonej pragmatyką służbową drogi ich obiegu w przedsiębiorstwie. Droga ta obejmuje określone