Zacznijmy od tego, co w takich sytuacjach jest błędem, a co błędem nie jest. Otóż zarówno w sprawach językowych, jak i edytorskich (w tym zapisowych) za błędny uznaje się taki element, który nie tłumaczy się funkcjonalnie, tzn. nie usprawnia porozumiewania się, dubluje niepotrzebnie istniejące konstrukcje, nie wnosi do przekazu niczego nowego itd. Co więcej, element taki razi świadomych odbiorców przekazów, ponieważ jest sprzeczny z ich dotychczasowymi przyzwyczajeniami.

W polskiej tradycji piśmienniczej, w tym także w korespondencji, ustaliła się następująca kolejność zapisywania składników daty kalendarzowej: dzień – miesiąc – rok. Poszczególne składniki daty można zapisywać słownie, słownie i cyfrowo lub wyłącznie cyfrowo, np. pierwszy marca dwa tysiące dziewiątego roku (zapis mało funkcjonalny, spotykany właściwie tylko w dialogach powieściowych ze względu na prymat wartości brzmieniowej języka w literaturze pięknej), 1 marca 2009 r., 1.03.2009 r., 1 III 2009 r. W zapisie cyfrowym zasadniczo pomija się zero wiodące przed pojedynczą liczbą oznaczającą dzień, np. 1.12.2008, 1 XII 2008 (nie: 01.12.2008, 01 XII 2008). Zapis z zerem na początku jest możliwy w sformalizowanych dokumentach (w celu uniknięcia fałszerstwa przez wstawienie na początku dodatkowej cyfry), przy czym miesiąc musi być wówczas oznaczony cyframi arabskimi, np. 01.12.2008. W zapisie składającym się wyłącznie z cyfr arabskich należy zawsze umieszczać zero wiodące przed liczbami oznaczającymi pierwsze dziewięć miesięcy roku, np. 1.03.2009 (nie: 1.3.2009). Tak oto przedstawiają się wszelkie warianty poprawne i utrwalone w tradycji piśmienniczej.

W zapisie cyfrowym separatorem oddzielającym poszczególne elementy daty mogą być kropki (gdy miesiąc jest zapisywany cyframi arabskimi) lub spacje (gdy miesiąc jest zapisywany znakami rzymskimi). Po cóż zatem mnożyć byty i dopuszczać separatory w postaci dywizu lub ukośnika? W czym zapis: 1/03/2009 lub 1-III-2009 jest lepszy od tradycyjnych zapisów: 1.03.2009 lub 1 III 2009? Funkcjonalnie, niestety, w niczym. Nie ma więc potrzeby dopuszczać do użytku kolejnych dwóch konwencji zapisu. Idąc tym tropem, musielibyśmy dopuścić separatory w postaci |, * lub #. Dlaczegóż by nie?

Teraz sprawa kolejności zapisywania składników daty: szyk dzień – miesiąc – rok jest najbardziej naturalny dla odbiorcy. Kiedy otrzymujemy list prywatny, pismo urzędowe lub fakturę, najpierw patrzymy, jaki jest dzień (ewentualnie miesiąc) nadania lub do kiedy (tzn. do jakiego dnia i miesiąca) należy wnieść opłatę. W naturalny sposób domniemujemy, że korespondencja nie szła do nas latami i dotyczy bieżącego roku. Tak zatem zmiana owego naturalnego szyku nie jest funkcjonalna, nie usprawnia bowiem porozumiewania się. Czy możliwa jest sytuacja, że za funkcjonalny uznamy układ zstępujący, tzn. rok – miesiąc – dzień. Owszem, taka kolejność będzie uzasadniona np. we wszelkich zestawieniach, układach tabelarycznych bądź tabelach, w których będziemy szeregowali wiele dat i szczególnie będziemy chcieli zasygnalizować zmiany właśnie na przestrzeni lat.

Konwencja zapisu daty: 0000-00-00 (rok – miesiąc – dzień) wywodzi się z Polskiej Normy zatytułowanej Numeryczne zapisywanie dat i czasu dnia (PN-90/N-01204). Postanowienia tejże normy należało stosować w „zautomatyzowanych systemach informacji”, stąd do dziś znaleźć je można w niektórych programach komputerowych (na szczęście w większości przypadków tylko jako jedną z opcji do wyboru). Norma ta nakazywała zapis w szyku rok – miesiąc – dzień z użyciem znaków rozdzielających w postaci dywizu, a nawet bez znaków rozdzielających, np. 14 marca 1989 r. miał otrzymywać zapis 1989-03-14 lub 19890114. W szczególny sposób norma ta odnosiła się także do zapisu godziny z minutami i sekundami. Otóż możliwy był następujący wariant: 15:27:46 lub 152746. W normie tej można znaleźć następujący przykład łącznego zapisu daty i czasu dnia: 19890314T232050, gdzie T oznacza wskaźnik elementu czasu dnia we wspólnym zapisie daty i czasu dnia. Trzeba sobie powiedzieć jasno: tego rodzaju zapisy są dobre dla komputerów, które przetwarzają dane cyfrowe, a nie dla ludzkich zmysłów. Szanujmy zatem tradycję.

PS Kiedy już odesłałem swą odpowiedź do Poradni, w ręce wpadło mi pismo z Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. W prawym górnym rogu stronicy autor umieścił miejsce i datę sporządzenia dokumentu w formie: Warszawa, dnia 2009-06-08. W części zasadniczej pisma czytamy zaś: ZTM przypomina, że w dniu 2009-05-06 kontroler nr służbowy 0420 w pojeździe linii M stwierdził, że… Podobna forma daty powtarza się jeszcze kilkukrotnie. Widać z tego, jak język człowieka jest w tym przypadku mało kompatybilny z językiem maszyny. Proszę zadać sobie nieco trudu i przeczytać na głos wyrażenie: w dniu 2009-05-06. Czy należy to czytać: w dniu dwa tysiące dziewiątego roku – maj – szósty? A może jakoś inaczej!?