Forma kończąca korespondencję oficjalną Z poważaniem jest tak grzecznościowo skondensowana i tak krótka, że zawiera tylko minimalną dawkę grzeczności. W polskich obyczajach językowych obowiązuje taka zasada, że im więcej i im bardziej niebezpośrednio coś się powie, tym bardziej jest to grzeczne. Porównajmy wypowiedź skierowaną do kelnera „Kawę z mlekiem!” z wypowiedzią „Czy mogłabym prosić o kawę z mlekiem?”.
Takie grzecznościowe minimum, o którym mowa w pytaniu, stosowane jest wówczas, gdy nadawca nie chce ani odrobinę ocieplić relacji między nim a odbiorcą. Chce być na przykład wyłącznie przedstawicielem urzędu, traktującego korespondenta jako anonimowego petenta, któremu udziela na przykład odpowiedzi i któremu nie należą się w jego przekonaniu żadne inne wyrazy szacunku, sympatii itp.
W wypadku przekazania komuś na piśmie negatywnej opinii byłabym za tym, żeby relację jednak ocieplić. Można spodziewać się bowiem, że adresat opinię przyjmie ze smutkiem, niech więc chociaż wie, że poza negatywną oceną jego pracy jest człowiekiem, którego szanujemy, lubimy czy mu współczujemy.