Przerwy akapitowe powinny pojawiać się w tekście w pozycjach strategicznych z punktu widzenia organizacji treści, np. wraz ze zmianą scenerii, czasu, konfiguracji uczestników sytuacji czy też przy zmianie kierunku argumentacji tekstu. Za pośrednictwem akapitu nadawca orientuje odbiorcę w myślowej strukturze tekstu, tj. ułatwia czytelnikowi właściwe odczytanie i zrozumienie komunikatu. Jeśli w tekście brak jest w ogóle akapitów lub też są one źle skonstruowane, to wypowiedź staje się niejasna. W terminologii anglosaskiej akapity określa się wręcz jako porcje informacji (dosłownie: packages of information), wydzielane w sposób standardowy w celu ułatwienia czytelnikowi orientacji w tekście.
Akapit wyróżniany jest graficznie w tekście w ten sposób, że jego pierwszy wiersz jest nieco wcięty od linii lewego marginesu, ostatni zaś może być niepełny. Czasami można też spotkać akapit bez wcięcia od marginesu, ale wówczas poszczególne ustępy muszą się kończyć wierszem niepełnym albo też muszą być oddzielane za pomocą zwiększonych odstępów międzywierszowych. Ten drugi rodzaj oznaczania ustępu tekstu nosi nazwę akapitu blokowego (block paragraphing). Stosowany jest powszechnie w tekstach zamieszczanych w internecie.
Wcięcia akapitowego w publikacji składanej z wcięciami można nie stosować w pierwszym wierszu tekstu rozdziału oraz w pierwszym wierszu następującym po każdym tytule wewnętrznym tekstu (śródtytule). W takich przypadkach to właśnie tytuł rozdziału i śródtytuły sygnalizują odbiorcy początek nowej linii tematycznej w tekście.
Powyższa zasada obowiązuje w tekstach wydawanych drukiem, nie widać też przeciwwskazań, by nie stosować jej w pracach rękopiśmiennych.