Nagłówkiem w pismach oficjalnych (listach do instytucji, urzędów itp.) zasadniczo może być albo nazwa firmy, do której się zwracamy, np. Państwowy Zakład Higieny / Dział Zaopatrzenia…, albo funkcja bądź stanowisko osoby, do której się zwracamy, np. Jej Magnificencja / Rektor Uniwersytetu Warszawskiego, Pan Dyrektor Administracyjny / Państwowego Szpitala Klinicznego nr….
Jeżeli natomiast znamy imię i nazwisko (ewentualnie stopień zawodowy, naukowy itp.) osoby pełniącej daną funkcję, elegancko będzie umieścić w nagłówku najpierw imię i nazwisko, a następnie funkcję. Na przykład: Sz. Pan / Dr Antoni Saczewski / Dyrektor Instytutu Geologii / ….