W kontaktach oficjalnych najwłaściwsze są zwroty: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo, do których niekiedy wypada dodać tytuł. Do osób duchownych nie kierujemy słowa Panie ani Pani, lecz piszemy np. Wielebny Księże. Tytulatura bywa zawikłana, dobrze więc mieć pod ręką godny zaufania poradnik (polecam książkę Mówimy uprzejmie prof. Małgorzaty Marcjanik, PWN, 2009).
Gdy wyżej wymienione zwroty wydają się zbyt oficjalne, można w zamian użyć innych, które bądź to skracają dystans, np. Panie Andrzeju, bądź też dodają formule adresatywnej nieco serdeczności, np. Drodzy Państwo. Problem, jak zwykle, polega na wyborze, a ten zależy od wielu czynników, np. wieku korespondentów i ich statusu zawodowego. W razie wątpliwości najlepiej użyć formuły oficjalnej i nie skracać dystansu, dopóki korespondent – jeśli jest osobą o wyższym statusie pragmatycznym – sam tego nie zrobi.
W żadnym wypadku nie wypada, pisząc mejl do obcej osoby, zaczynać od Witam. Na tle tej formuły Dzień dobry – przeniesione z języka mówionego – jest grzeczne, tyle że nie stosowane tradycyjnie w korespondencji pisanej. Ponieważ jednak korespondencja przez e-mail ma wiele cech języka mówionego, staram się być w stosunku do Dzień dobry wyrozumiały. Zaletą tej formuły jest to, że zwalnia nas od ustalenia płci adresata (to zresztą może być niemożliwe, gdy nie wiemy, w czyje ręce trafi nasz mejl). I w takim wypadku jednak – jeśli piszemy np. do urzędu, do redakcji czy jakiejkolwiek innej instytucji utrzymującej kontakt mejlowy z interesantami – lepiej użyć standardowego Szanowni Państwo.
Słowem Witam można się posługiwać bez obaw tylko w kontaktach nieoficjalnych, np. koleżeńskich. Wiele zależy tu od normy przyjętej w danym środowisku oraz od stopnia zażyłości korespondentów.