Wielkich liter używamy w nazwie, gdy chcemy zaznaczyć, że odnosimy ją do określonego desygnatu (instytucji, organizacji, osoby, miejsca itp.), który na mocy zwyczaju językowego tak właśnie jest nazywany. Małych liter używamy zaś, gdy desygnat może być ponadjednostkowy, a także wtedy, gdy myśląc o konkretnym desygnacie, wolimy jednak odnieść się do niego za pomocą nazwy opisowej, niosącej pewną treść, a nie tylko identyfikującej.
Często ta sama nazwa występuje w pisowni wielkimi literami (jako własna) i w pisowni małymi literami (jako pospolita). Można napisać np. Szpital Wojewódzki w Rzeszowie (zakładam, że jest instytucja o takiej nazwie), Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego itd., ale można też użyć małych liter. Wspomniany szpital jest przecież szpitalem wojewódzkim, wspomniany urząd – urzędem marszałkowskim itd.
Z użyciem wielkich liter w nazwie organizacji czy instytucji wiąże się większa odpowiedzialność, należy bowiem sprawdzić, czy rzeczywiście ma ona taką nazwę, jaką ją chcemy wyróżnić. W razie wątpliwości bezpieczniej jest użyć małych liter. Z drugiej strony niektóre nazwy własne są tak powszechnie znane, że stosowanie zapisu małymi literami mogłoby być uznane za przejaw niekompetencji lub manifestację światopoglądową.