Przygotowywanie to tzw. odsłownik od przygotowywać, czyli czasownika niedokonanego. Aspekt niedokonany przedstawia w polszczyźnie czynności jako trwające lub powtarzające się. Czynności wielokrotne (iteratywne), por. np. dopisywać, przygotowywać, będziemy wychodziły, stoją w opozycji do czynności jednorazowych, wyrażanych za pośrednictwem czasowników dokonanych, por. np. dopisać, przygotować, wyjdziemy. Przywołane w pytaniu wypowiedzenie zawiera raczej – jako lista obowiązków – opis czynności wykonywanych wielokrotnie, a więc zasadne byłoby użycie formy przygotowywanie umów.